疫情下，很多公司為降低感染及傳播風險，作出一系列社交距離措施。但對於依賴面對面為客人提供專業服務的零售業， 如何在疫情下維持為員工提供專業培訓之餘，又同時為員工提供更方便及即時的溝通渠道，以及提升信息流通度和增強團隊的協作能力？

主打足部護理及健康鞋銷售，現時在香港及澳門有超過60間分店，逾400名員工的Dr. Kong， 在香港寬頻企業方案協助下，於疫情期間，由採購、配置到進行教學，於4個月內完成Microsoft 365 的內部工作流程部署，供門市及後勤部門使用。

Dr. Kong 的代表稱讚：「Microsoft 365的協作能力能夠提升員工的工作效率，加強公司內部訊息流通， 是一套可持續發展及應用的商業方案。」

提高員工溝通效率 節省時間同時維持高品質服務

疫情帶來挑戰，同樣造就機會。以往，前線與後勤員工的溝通 和資源分享的方法局限於電郵、傳真或面對面會議。疫情之下，Microsoft Teams便成為了同事間重要的溝通管道， 員工可以隨時隨地透過Microsoft Teams進行即時會議，定期了解顧客的回饋，並進行檢討，更有效地監察服務質素。

為提高資訊的流通性，公司透過Microsoft Teams的公告功能，讓所有同事能即時知道公司的最新安排，節省以往需要 由店舖經理向逐個同事通知的時間。另一方面，公司亦可以透過SharePoint第一時間與各分店分享最新資料，無須依賴傳真， 讓信息的流通速度更快。

遙距提供專業培訓 維持高銷售水平

為保障員工安全，企業在疫下需暫停員工線下培訓。但著重員工為顧客提供專業足脊知識的Dr. Kong 而言，便急需要一個用戶操作簡單，以及容易部署的解決方案，讓他們仍能為新入職的員工提供專業培訓。

Dr. Kong透過Microsoft 365內的Microsoft Teams 應用程式，把以往的線下員工培訓帶到線上。 此舉不但可節省印刷筆記及課堂預約等成本，亦減少HR處理行政工作的時間。

後勤同事只需透過SharePoint發放教材予前線同事，再利用Microsoft Teams進行網上授課。企業也可在 Microsoft Teams中建置分組討論室，開放學生討論與協作，提高同事的參與度。

線上會議 即時文件修訂加速流程

門市及後勤同事往後亦需要保持良好互動及溝通，以確保店舖營運及銷售水平良好。 作為香港與澳門均設有分店的公司，Microsoft Teams幫助他們可以隨時隨地舉行跨部門及跨地域會議。 由會議前傳送邀請，正式會議時共同作業，到錄製會議以供日後跟進工作，也可以於同一平台上處理。 即使同事在家工作，也可以透過OneDrive存取所需文件，既可維持門市及後勤運作，亦可以加強公司內部信息流， 提高員工生產力。

Microsoft Teams 簡化預約流程 提升顧客滿意度

當Dr. Kong於疫情期間採用Microsoft 365後，便發現當中的協作工具原來能為日常營運帶來更大方便。

以往，客人需要預約「Stabli矯正鞋及定製鞋墊中心」的驗腳服務，由安排預約時間到進行確認，都是由員工人手處理。 現在，員工只需透過Microsoft Teams內的Bookings應用程式，就可以輕鬆且彈性地進行排程預約，系統亦會自動發出 確認電郵予出席者，簡化整個預約流程，節省人手及時間，大大提升顧客對服務的滿意度。同時，門市亦可以確保各個時間段之間， 有足夠時間進行消毒，降低傳播風險，讓顧客更放心體驗服務。

疫情令員工的工作期望有所改變，透過Microsoft 365，不但有助企業重塑新的人力資源管理模式， 以更快及更高的成本效益吸納人才，並有效打造高生產力及高配合度的團隊，把握經濟復甦的黃金時機。