疫情反覆，不少企業逐漸將實體辦公室轉型至遙距工作。一直致力創新的西九文化區管理局 ( 管理局)更是早著先機，早於2014年與Microsoft的合作夥伴合作，於一年後正式利用Microsoft Office 365提高辦公室的生產力和移動性；並早於2020年初疫情開始時，迅速採用Microsoft Teams來進行線上會議，使項目團隊能緊密溝通，監察項目進度，確保 M+ 博物館能夠如期開幕。

在去年下旬，管理局透過Microsoft另一間合作夥伴的評估服務落實將會使用Microsoft企業行動力 + 安全性Enterprise Mobility + Security (EMS)產品，以確保逾千人的工作團隊在線上辦公時，文件資料得到嚴密保護，員工能安心地自由工作。相關項目將會在2022年下旬展開。

管理局表示：「疫情期間，我們的工作團隊積極改善資訊科技基建設施，靈活運用最新的資訊科技方案，讓在家工作的員工繼續毫無障礙地與前線員工協作，令業務得以正常運作。資訊科技界應對疫情而推出的數碼轉型方案，令我們能夠按計劃推展業務，包括與內部和外部持份者進行虛擬研討會及會議，並可隨時隨地，在沒有任何設備限制下，繼續與在不同地區的員工緊密協作。」

疫情迎來營運挑戰

管理局作為發展和管理西九文化區內的眾多文化藝術設施的法定機構，擁有超過1,200名員工，疫情期間，因應政府的防疫措施，西九文化區不同文化藝術設施的開放時間不時需要更改；辦公室人員亦需實施在家工作，因此管理局在營運上均面對不少挑戰。

首先，管理局必須設法與整個工作團隊保持聯繫，以維持日常業務運作。例如，機構需要讓辦公室人員和前線員工隨時知悉最新的日常工作安排和公布；因應在家工作安排，讓員工啟用自攜的電子設備 (BYOD)，同時不損害安全控制；並需為日常文件分類和文件追踪作高級別的安全保護。

著手雲端轉型策略

有見及此，機構考慮過成本效益、產品功能、安全性和合規性等因素後，決定採用 M365 Apps 企業版及 Microsoft Teams 以解決內部協作問題;又利用 Intune 和 Azure Active Directory (Azure AD)來啟用 BYOD，除了能加強 iOS 和 MacOS 裝置的 WiFi 安 全和設備管理外，更可確保機構的資料在受保護狀態下讓員工進行遙距工作。此外， 機構日常要處理大量機密文件和藝術品文件，所以已改用 Azure Information Protection 資訊保護(AIP)來進行自動文件分類和文件跟踪。

加強線上辦公安全保護提升工作效率

在機構大力加強原有 O365 和設備安全後，管理局員工現時正使用 Office 365 組件，如 Microsoft 365 Apps 企業版來維持業務正常運作，並以 Microsoft Teams 來進行 線上會 議及項目協作，令前線員工可安心地連接電郵 Outlook 戶口查閱機構最新消息和安排。

另外，員工已獲准自行攜帶已啟用 Intune 和 Azure AD 的電子設備工作，這樣不但能保護員工的電子設備，更可大大減低遙距工作時所帶來的設備及應用程式安全漏洞。管理局亦已為所有員工加入 EMS 組件，而機構的資訊科技部正評估使用 AIP 來進行自動文件分類和文件跟踪的成效。為了進一步簡化操作流程和實現工作流程自動化，機構目前正研究 Microsoft Teams 的低代碼應用程式。

在Microsoft和合作夥伴的支援下，管理局的員工不論在家使用移動設備，抑或在辦公室工作，均能連接到公司的文件、電郵及程式，靈活的工作空間大大提升員工的工作效率！