疫情下,各行各業都要全面推行在家工作。對於全港首間網上人壽保險公司 Blue Insurance HK (Blue),要在短期內讓員工順利開展遙距工作,同時符合法規,確實有一定難度。Superhub作為Microsoft的合作夥伴,幫助Blue利用半年時間把舊有系統遷移到 Microsoft 365,並為員工安排應用培訓,促進部署過程並確保順利遷移,應對環境及轉型的挑戰。
Microsoft 365 全方位守護客戶數據及資料
作為保險公司,Blue 需要處理大量客戶數據,而當中牽涉個人私隱信息的資料;我們要全面實行在家工作,就必須使用一個安全及符合監管要求的平台。過往,員工必須使用公司電腦才能獲取及存儲所需文件,以確保機密資料受到保障,卻局限了員工工作地點。
Microsoft 365 為企業提供智慧型功能體驗和進階安全性平台,Blue的員工可以利用移動設備,包括手提電腦、平板電腦,甚至手機,登入 Microsoft 365 帳戶工作。系統會進行多重身份識別以保護帳號,Blue亦將敏感資料及電郵自動加密,並設定員工的存取及使用權限,確保他們可以隨時隨地獲取工作所需資料外,亦有效避免資料外洩或被不當使用。系統一旦偵測到可疑活動,亦會即時向管理人員發出警報,盡早遏止惡意入侵,令Blue更有效維繫網絡安全。
工作效率有所提升
保險公司對於跨部門的溝通及共同協作更為重視,例如部門間需要互相協調審批客戶的投保申請、處理索償個案及跟進索償審批等。因此,如何確保遙距工作時的團隊聯繫和生產力提升,是Blue的最大考量。
Microsoft 365 正正滿足了Blue的需求,利用其辦公室生產力 App 一應俱全的特性,讓Blue透過 Microsoft Teams 作為團隊溝通及訊息發放的合作中心,能減少會議,幫助節省時間及成本。
與此同時,Blue 亦在 Microsoft Teams 添加應用程式,使用Power Apps 及 Power Automate 自定應用程式及自動化工作流程;透過連接 Microsoft Planner ,管理層不再需要另外設定組織架構與員工資料,便能直接指派工作給下屬,而且透過設定工作時限,並與 Calendar 及 Outlook 整合,能自動提醒同事按時完成工作,同時也方便管理層掌握工作進度,整體工作效率更比以往提升了25%。
保持良好工作氣氛 維持員工身心健康
疫情以來,為降低感染風險,公司減少舉辦活動,導致員工的歸屬感和凝聚力降低,令他們「疫」下可能感到無助。Blue重視員工心理健康,所以透過Microsoft Teams舉辦虛擬Town Hall會議以及不同類型的網上活動,例如歡樂時光(Happy Hour),讓員工在疫情下獲知公司最新動向,維持緊密互動及良好的工作士氣。
憑着 Microsoft 的專業技術,Blue能更加容易為客戶提供簡易靈活的創新保障方案,繼續突破傳統,為客戶帶來嶄新網上保險體驗。